Ohjeita Koneen Säätiön apurahan saajille

Apurahan vastaanottaminen
Apurahan maksaminen
Apurahan käyttö, keskeytykset ja peruminen
Sosiaaliturva
Verotus
Koneen Säätiön mainitseminen hankkeen tukijana
Tutkimusaineistojen arkistointi
Raportointi
Saaren kartanon residenssipaikat tutkijoille
Tutkijoiden matka-apurahat ulkomaille

Apurahan vastaanottaminen

Apurahan saajien ei tarvitse erikseen ilmoittaa apurahan vastaanottamisesta. Säätiön toimistoon tulee kuitenkin olla yhteydessä koskien apurahan maksatusta, ks. Apurahan maksaminen.

Jos apurahan saaja ei voi ottaa vastaan myönnettyä apurahaa, tulee hänen olla yhteydessä Koneen Säätiöön mahdollisimman pian.

Apurahan maksaminen

Koneen Säätiön apurahat maksetaan kerran kuukaudessa aina kuun kolmantena arkipäivänä. Apurahan maksamista varten tilitiedot, henkilötunnus/y-tunnus, osoite sekä puhelinnumero ja sähköposti tulee ilmoittaa Koneen Säätiön toimistoon. Tiedot on toimitettava viimeistään kaksi viikkoa ennen maksukuukauden alkua.

Tutkijastipendin saajat

Jos uudet väitöskirja- ja post doc -apurahat sekä taiteelliseen tohtorintutkintoon myönnetyt apurahat halutaan maksuun tammikuussa 2012, on pankkitilinumero ja henkilötunnus ilmoitettava 15.12.2011 mennessä verkkosivulla Maksatustietojen ilmoittaminen. Maksatustietojen ilmoittaminen -sivulla tulee syöttää oma käyttäjätunnus ja salasana, jotka olivat käytössä hakemusta tehdessä, sekä myöntökirjeestä löytyvä hakemusnumero.

Maksatustiedot voi ilmoittaa verkkosivulla myös myöhemmin, mutta tällöin apurahansaajan tulee ehdottomasti ilmoittaa maksatusaikataulu säätiön toimistoon, jotta apuraha siirtyy maksatukseen.

Jatkoapurahat maksetaan edellisen apurahakauden loputtua, mikäli muuta toivomusta ei esitetä.

Koneen Säätiön henkilökohtaisella tutkijastipendillä työskenteleville tutkijoille myönnetyt matka-apurahat maksetaan kokonaisuudessaan kuukausistipendin maksamisen yhteydessä. Maksatusaikataulu tulee ilmoittaa säätiön toimistoon viimeistään kaksi viikkoa ennen toivotun maksukuukauden alkua.

Hanke-, tietokirjoittamisen ja taiteen ja kulttuurin sekä muiden apurahojen saajat

Hanke-, tietokirjoittamisen ja taiteen ja kulttuurin sekä muiden apurahan saajien on sovittava maksatusaikataulusta erikseen. Hankkeiden tai työryhmien kohdalla hankkeen tai työryhmän vastuullinen johtaja sopii maksatuksen yksityiskohdista. Apurahan maksatukseen tarvittavat tiedot on toimitettava säätiöön maksatusaikataulusta sovittaessa. Säätiön toimistosta voidaan antaa ohjeita, kuinka toimittaa tiedot tietoturvallisesti. Jos hankkeen sisältö tai työryhmän kokoonpano muuttuu, on vastuullisen johtajan sovittava muutoksista säätiön kanssa. Vastuullisen johtajan tulee myös ilmoittaa hankkeen jäsenten tiedot Melaan (ks. Sosiaaliturva).

Apurahan käyttö, keskeytykset ja peruminen

Koneen Säätiön apuraha on käytettävä kolmen vuoden kuluessa sen myöntämispäivästä siihen tarkoitukseen, johon se on myönnetty. Poikkeuksen muodostavat hankkeet, joille on myönnetty rahoitusta useammaksi vuodeksi kerrallaan. Kaksivuotisten hankeapurahojen käyttökausi on neljä vuotta ja kolmivuotisten viisi vuotta.

Henkilökohtaisen kuukausiapurahan maksaminen edellyttää päätoimista työskentelyä apurahalla. Koneen Säätiön henkilökohtaisella tutkijastipendillä työskenteleville tutkijoille myönnettyjen matka-apurahojen maksamisen ehtona on, että matka sijoittuu apurahakauteen. Apurahan saajan on välittömästi ilmoitettava säätiön toimistoon, jos hänelle myönnetään joku muu rahoitus, tutkijakoulupaikka, tai hän siirtyy palkkatyöhön. Apurahan saajan on myös ilmoitettava asevelvollisuudesta, äitiys-/isyyslomasta tai alle 3-vuotiaan lapsen hoitamisesta. Näissä tapauksissa apurahan maksatus yleensä keskeytetään. Jos apurahansaaja laiminlyö ilmoitusvelvollisuutensa, voidaan Koneen säätiön apuraha perua tai periä takaisin.

Käyttökauden pidennyksestä voidaan neuvotella, jos maksaminen keskeytyy asevelvollisuuden, äitiys-/isyysloman tai alle 3-vuotiaan lapsen hoitamisen vuoksi.

Vähäisen apurahan tarkoitukseen liittyvän työn vuoksi apurahan maksatusta ei katkaista, mutta asiasta tulee olla yhteydessä säätiön toimistoon.

Pyydämme ilmoittamaan apurahan maksatusmuutoksista säätiön toimistoon hyvissä ajoin, vähintään kaksi viikkoa ennen halutun muutoksen voimaantuloa.

Jos apurahaa ei ole käytetty ohjeiden mukaisesti, vielä maksamaton apuraha voidaan perua ja jo maksettu apuraha periä takaisin. Apuraha, jota ei ole käytetty kolmen vuoden kuluessa sen myöntämisestä, katsotaan peruuntuneeksi. Peruuntumisesta ei ilmoiteta erikseen.

Sosiaaliturva

Apurahansaajien sosiaaliturvaa koskeva laki on astunut voimaan 1.1.2009. Maatalousyrittäjien eläkelaitos Mela hoitaa apurahansaajien sosiaaliturvaa eläke-, tapaturma- ja ryhmähenkivakuutusturvan osalta. Lakisääteiset vakuutusmaksut ovat noin 11-14 % työskentelyapurahan määrästä.

Koneen Säätiö ilmoittaa Melalle ne luonnolliselle henkilölle tai työryhmälle työskentelyyn myönnetyt apurahat, joiden kesto on vähintään neljä kuukautta ja apurahan määrä ylittää vakuuttamisen vähimmäisrajan (1 149,45 euroa vuonna 2011). Tällaisten apurahojen saajien tulee itse olla yhteydessä Melaan vakuutuksen järjestämiseksi. Työryhmän tai hankkeen johtajan velvollisuus on ilmoittaa ryhmän jäsenten tiedot Melaan.

Mela ilmoittaa apurahansaajan maksamat eläkevakuutukset suoraan verottajalle. Kuitteja maksetuista vakuutuksista ei lähetetä säätiölle.

Uusi laki koskee vuonna 2009 tai sen jälkeen myönnettyjä apurahoja, mutta myös aiemmin myönnettyjen apurahojen saajien on mahdollista ottaa vakuutus Melan kautta. Jos aiemmin myönnetyn apurahan saaja ei ota Melan vakuutusta, edellyttää Koneen Säätiö, että apurahan saaja käyttää apurahastaan vähintään 10 % eläkevakuutukseen. Vakuutuksen voi ottaa haluamastaan yhtiöstä. Kuitteja maksetuista vakuutuksista ei lähetetä säätiölle.

Lisätietoa apurahansaajan sosiaaliturvasta saa Melasta, www.mela.fi | Apurahansaajat, puh. 020 630 0500.

Verotus

Tieteellisen tutkimukseen tai taiteelliseen työskentelyyn myönnetyt apurahat ovat verovapaita valtion vuotuista taiteilija-apurahaa vastaavaan euromäärään (1.3.2012 alkaen 19.444,88 €, eli 1.626,99 €/kk) saakka.

Säätiö lähettää vuosittain tammikuussa tiedot edellisen vuoden aikana maksetuista apurahoista verottajalle.

Apurahansaaja ei toimita säätiölle verokorttia eikä säätiö tee maksetuista apurahoista ennakonpidätystä, vaikka kalenterivuonna maksetun apurahan suuruus ylittäisikin verovapaan apurahan määrän. Mahdollinen vero maksetaan jälkikäteen verovapaan apurahan ylittävältä osalta. Apurahansaajan on ilmoitettava apuraha verotuksessa (täydennettävä veroehdotus). Eläkemaksujen ja muiden kulujen vähennyskelpoisuutta voi tiedustella verottajalta.

Lisätietoa apurahojen verotuksesta: www.vero.fi, www.saatiopalvelu.fi

Koneen Säätiön mainitseminen hankkeen tukijana

On hyvän tavan mukaista kiittää apurahasta tieteellisessä opinnäytetyössä, julkaisussa tai muussa vastaavassa yhteydessä.  Esimerkiksi teoksen nimiön kääntöpuolella tai saatesanoissa voi mainita, että on saanut tukea Koneen Säätiöltä.

Lisäksi suosituksena on, että säätiön rahoittamat hankkeet käyttävät tunnusta esimerkiksi painotuotteissa, julkaisuissa tai hankkeen www-sivuilla. Koneen Säätiön painokelpoisen tunnuksen ja tarkemmat ohjeet sen käytöstä saa säätiön toimistosta (ks. yhteystiedot).

Tutkimusaineistojen arkistointi

Koneen Säätiö suosittelee, että sen rahoittamien tutkimusten yhteydessä mahdollisesti kerätyt aineistot arkistoidaan jatkokäyttöä varten. Arkistoinnin mahdollisuuksista saa lisätietoa mm. Yhteiskuntatieteellisestä tietoarkistosta (FSD).

Raportointi

Apurahan saajan on raportoitava hankkeensa tuloksista puolen vuoden kuluessa apurahakauden päättymisestä. Jatkoapurahan saajan tulee lähettää loppuraportti sen jälkeen, kun hän ei enää hae tutkimukselleen jatkoapurahaa eli puolen vuoden kuluessa siitä, kun viimeinen apurahaerä on maksettu. Loppuraportti on annettava, vaikka apurahan käyttö myönnettyyn tarkoitukseen olisi toteutunut vain osittain tai ei ollenkaan.

Koneen Säätiön henkilökohtaisella tutkijastipendillä työskentelevien tutkijoiden, joille on myönnetty matka-apuraha, tulee toimittaa erillinen raportti matkasta mahdollisimman pian matkan jälkeen, kuitenkin viimeistään puoli vuotta apurahan maksamisen jälkeen.

Loppuraportin tulee olla 3–10 sivua pitkä, ja siitä tulee käydä ilmi hankkeen kulku, aikataulu ja keskeiset tulokset sekä miten apuraha on pääpiirteissään käytetty. Kuitteja ei tarvita. Raportissa on mainittava apurahan myöntämispäivä ja käyttöaika. Raportti tulee päivätä ja allekirjoittaa. Matka-apurahansaajien raportti voi olla lyhyempi.

Hankkeiden ja työryhmien kohdalla raportoinnista vastaa vastuullinen johtaja.

Tietokirja-apurahan saajien tulee loppuraportin lisäksi toimittaa valmistunut kirja säätiön toimistoon. Tutkijastipendin saajat voivat liittää mukaan lyhyen tiivistelmän tai yhteenvedon tutkimuksestaan.

Loppuraportti lähetetään postitse säätiön toimistoon. Kuoreen merkintä ”Loppuraportti”.

Loppuraportin laiminlyöminen vaarantaa vastaiset mahdollisuudet saada apuraha. Säätiö voi myös periä apurahan takaisin.

Raportoinnilla halutaan varmistua siitä, että apuraha on käytetty hakemuksessa ilmoitettuun tarkoitukseen. Tämä on tärkeää muun muassa apurahahakijoiden ja -saajien keskinäisen oikeudenmukaisuuden kannalta. Raporteista saadaan myös tärkeää tietoa apurahojen vaikuttavuudesta.

Saaren kartanon residenssipaikat tutkijoille

Koneen Säätiö ylläpitää taiteilijoille ja tutkijoille tarkoitettua Saaren kartanon residenssiä Mietoisissa. Yksi residenssin asunnoista ja työtiloista on varattu Koneen Säätiön apurahalla työskentelevälle tutkijalle tai tietokirjailijalle. Residenssi sopii hyvin varsinkin tutkimuksen tai käsikirjoituksen viimeisen intensiivisen kirjoitusvaiheen paikaksi. Lisäksi Koneen Säätiön rahoittamat tutkimusryhmät voivat työskennellä Saaren kartanossa lyhyitä periodeja.

Tutkijat ja tietokirjailijat eivät lähetä hakemusta, vaan voivat olla suoraan yhteydessä Saaren kartanon toiminnanjohtaja Hanna Nurmiseen (hanna.nurminen@koneensaatio.fi) neuvotellakseen residenssissä oleskelusta viimeistään kuukautta ennen jakson alkamista.

Residenssin työskentelyjaksot ovat seuraavat:

1. jakso: tammi-helmikuu
2. jakso: maalis-huhtikuu
3. jakso: syys-lokakuu
4. jakso: marras-joulukuu.

Lyhyemmistäkin jaksoista voi neuvotella.

Lue lisää Saaren kartanosta.

Tutkijoiden matka-apurahat ulkomaille

Koneen Säätiö myöntää matka-apurahoja Koneen Säätiön henkilökohtaisella tutkijastipendillä työskenteleville tutkijoille. Lue lisää matka-apurahoista ja apurahan hakemisesta säätiön apurahojen hakuoppaasta.